프로젝트를 진행하게 되면 스케쥴 관리가 굉장히 중요합니다. 그리고 팀간의 업무 공유, 팀원들이 현재 무슨 일을 하고 있으며, 맡은 일이 얼만큼 기간이 걸리는지 등등... 당연한 사항이지만 이런 것들을 공유하고, 실천하기가 힘들죠.
이직한지 반년이 지나가고 있는데 현재 제가 몸담고 있는 곳도 최근 들어서야 업무 공유를 위해 일일 보고 일지를 쓰고 있습니다. 하지만 개인적으로 생각하기에 이거는 굉장히 비효율적으로 보이더군요. 단순 보고가 목적이 아닌 업무 공유 및 스케쥴 관리가 목적이라면 의무적으로 쓰는 일일 업무 보고 일지 보다 실제 스케쥴 관리 솔루션을 쓰는 것이 훨씬 바람직하다고 생각해 건의를 했습니다.
대안으로 MS Project 나 엑셀을 이용한 관리 등등을 생각해보기도 했지만, 설치와 접근성등을 고려해 아웃룩을 이용한 일정 공유가 제일 적합하다고 생각되어 아웃룩을 이용하기로 하였습니다. 저희 회사가 자체적으로 MS Exchange 서버를 사용하고 있고 팀원 모두 아웃을 사용하고 있기 때문에 이것이 제일 적합해보이더군요.
다음은 아웃룩을 이용해 각자의 일정을 공유하는 방법을 적어보겠습니다.
PS1. 이 방법은 Exchange 서버를 사용한 방법입니다.
PS2. Exchange 서버가 안된다면, Live 서비스를 이용한 일정 공유 방법도 있습니다.
이직한지 반년이 지나가고 있는데 현재 제가 몸담고 있는 곳도 최근 들어서야 업무 공유를 위해 일일 보고 일지를 쓰고 있습니다. 하지만 개인적으로 생각하기에 이거는 굉장히 비효율적으로 보이더군요. 단순 보고가 목적이 아닌 업무 공유 및 스케쥴 관리가 목적이라면 의무적으로 쓰는 일일 업무 보고 일지 보다 실제 스케쥴 관리 솔루션을 쓰는 것이 훨씬 바람직하다고 생각해 건의를 했습니다.
대안으로 MS Project 나 엑셀을 이용한 관리 등등을 생각해보기도 했지만, 설치와 접근성등을 고려해 아웃룩을 이용한 일정 공유가 제일 적합하다고 생각되어 아웃룩을 이용하기로 하였습니다. 저희 회사가 자체적으로 MS Exchange 서버를 사용하고 있고 팀원 모두 아웃을 사용하고 있기 때문에 이것이 제일 적합해보이더군요.
다음은 아웃룩을 이용해 각자의 일정을 공유하는 방법을 적어보겠습니다.
PS1. 이 방법은 Exchange 서버를 사용한 방법입니다.
PS2. Exchange 서버가 안된다면, Live 서비스를 이용한 일정 공유 방법도 있습니다.
1. 아웃룩 일정 탭에서 자신의 일정을 작성합니다. 
2. 일정 공유를 위해서 탐색기에서 내 일정 공유를 선택합니다.
3. 일정 공유를 이룰 상대를 지정합니다. 팀이라면 팀 전체에게 보냅니다. 상호간의 일정 공유를 위해 [ 사용권한 요청 ]란에 체크를 합니다.
4. 권한 요청을 받은 상대가 요청을 허용 하면, 탐색기 부분에 상대의 일정이 추가 됩니다.
5. 탐색기에 자동으로 상대 일정이 추가 되지 않았다면, [ 공유 일정 열기 ]를 통해 상대의 일정을 가져올 수 도 있습니다.
6. 성공적으로 일정이 공유 되면 밑의 그림과 같이 팀원들의 일정을 [ 일 / 주 / 월 ]별로 한눈에 확인이 가능합니다.
2. 일정 공유를 위해서 탐색기에서 내 일정 공유를 선택합니다.
3. 일정 공유를 이룰 상대를 지정합니다. 팀이라면 팀 전체에게 보냅니다. 상호간의 일정 공유를 위해 [ 사용권한 요청 ]란에 체크를 합니다.
4. 권한 요청을 받은 상대가 요청을 허용 하면, 탐색기 부분에 상대의 일정이 추가 됩니다.
5. 탐색기에 자동으로 상대 일정이 추가 되지 않았다면, [ 공유 일정 열기 ]를 통해 상대의 일정을 가져올 수 도 있습니다.
6. 성공적으로 일정이 공유 되면 밑의 그림과 같이 팀원들의 일정을 [ 일 / 주 / 월 ]별로 한눈에 확인이 가능합니다.
일정 공유에는 개인간의 일정 공유 이외에도 하나의 팀 일정을 공유해 사용 하는 방법도 있습니다.
기본적인 설정 방법은 위의 개인 일정 공유와 비슷합니다.
1. 공유할 [ 팀 일정 ]을 생성 합니다. 생성하는 방법은 [ 일정 탭 ] -> [ 파일 ] -> [ 새로 만들기 ] -> [ 일정 ]을 선택합니다.
2. 위의 2, 3번 과정을 수행하여, 팀 일정을 공유합니다.
3. 기본적으로 공유된 일정은 다른 사용자가 편집할 수 없습니다. 다른 사용자와 같이 편집을 하기 위해서는 권한을 부여해야 합니다.
4. 사용자에게 권한 부여를 위해 팀 일정에 마우스 오른쪽 클릭을 하여 속성 메뉴로 들어갑니다.
5. 사용권한 탭으로 들어가 사용자들에게 사용 권한을 부여합니다.
6. 사용권한 부여가 제대로 이루어지면 다른 사용자들이 공유된 팀 일정을 함께 편집할 수 있습니다.
기본적인 설정 방법은 위의 개인 일정 공유와 비슷합니다.
1. 공유할 [ 팀 일정 ]을 생성 합니다. 생성하는 방법은 [ 일정 탭 ] -> [ 파일 ] -> [ 새로 만들기 ] -> [ 일정 ]을 선택합니다.
2. 위의 2, 3번 과정을 수행하여, 팀 일정을 공유합니다.
3. 기본적으로 공유된 일정은 다른 사용자가 편집할 수 없습니다. 다른 사용자와 같이 편집을 하기 위해서는 권한을 부여해야 합니다.
4. 사용자에게 권한 부여를 위해 팀 일정에 마우스 오른쪽 클릭을 하여 속성 메뉴로 들어갑니다.
5. 사용권한 탭으로 들어가 사용자들에게 사용 권한을 부여합니다.
6. 사용권한 부여가 제대로 이루어지면 다른 사용자들이 공유된 팀 일정을 함께 편집할 수 있습니다.